עסקים: 3 דרכים לייעל את העבודה בין המחלקות השונות

עסקים רבים אשר מתבססים על מחלקות שונות, שכל אחת מהן עובדת על תחום אחר, נאלצים להתמודד עם בעיה של חוסר תיאום, חוסר סנכרון, מידע שאיננו עובר בצורה חלקה ואחידה למחלקות השונות. הבעיה בתקשורת יוצרת קושי לייצר עבודה באיכות גבוהה ולקדם פרויקטים בשיתוף פעולה מלא. על כן, צריך למצוא דרכים שונות כיצד ניתן לייעל את התהליך ולנהל אותו בצורה נכונה.

מה הן הדרכים לפתרון הבעיה?

טכנולוגיה

דרך אחת לפתור את הבעיה היא שימוש באמצעים טכנולוגיים מתאימים. למשל שימוש בנתונים משותפים, נתב שיחות עסקי ועוד. יש יתרונות רבים לנתב שיחות עסקי, שכן כך אפשר לייעל את התקשורת הפנימית וגם החיצונית בין המחלקות השונות. בין אם זה כשלקוחות מתקשרים או גורמים אחרים שאמורים להיות בקשר עם עובדים במחלקות השונות.

פגישות משותפות

על מנת לייעל את תהליך העבודה בין המחלקות השונות, יהיה נכון לערוך פגישות משותפות בין המחלקות השונות מעת לעת. כך ניתן להעביר את המסר בצורה ברורה ואחידה, באופן כזה כל העובדים יודעים מה המטרות והיעדים, וכיצד הם אמורים להגיע אליהם.

איש קשר

מאחר ויש כוונה שהמסר יהיה אחיד, חשוב שהוא יצא מגורם אחד ולא מגורמים שונים. לכן זה יהיה נכון להציב מנהל או בעל סמכות אחר שיהיה איש קשר בין המחלקות השונות. אפשר שכל מחלקה תמנה גורם מטעמה, וכל אחד יהיה אחראי על הנעשה במחלקה שלו, וכן, ביחד הם יקבעו מה תוכנית העבודה ומה המטרות שלהם.

ברגע שכל המחלקות עובדות בסנכרון מלא, אז תהליך העבודה מתבצע בצורה הרבה יותר טובה, הוא מתקדם מהר יותר וקל להגיע לתוצאות אליהן שואפים.

דוגמה טובה לכך אפשר לראות, כאשר רוצים לקדם שיווק של מוצר מסוים ולמכור אותו לקהל יעד ספציפי. אז מחלקת השיווק והפרסום תנהל את החלק שלה, מחלקת המכירות תמכור את המוצר והמחלקה שמתעסקת בשירות לקוחות תפעל ליצירת קשר עם הלקוחות בשביל לשמוע מהם פידבקים. שיתוף פעולה בין המחלקות השונות יאפשר לנהל את התהליך בצורה כזו, שהמוצר ישווק ויימכר באופן אופטימאלי.